Спартак, почитай ГТД Getting Things Done - самое лучшее, что я видел по этой теме. Сам по ней 2 месяца живу - очень крутой результат, за эти 2 месяца сделал больше, чем за полгода до знакомства с Девидом Алленом (Автор).
В дополнение посмотри doit.im - офигенная прога по этой системе. Работает в вебе + приложения для айфона, андроида и тд. Между собой облачно синхронизируются.
Супер просто!